受発注業務をAIで自動化する方法：メール・FAX・PDFの注文書を読み取って入力する

受発注業務の自動化は、取引先に注文方法を変えてもらわなくても始められます。メールに添付されたPDFや、FAXで届く注文書をAIで読み取り、商品コード、数量、金額、希望納期などの転記案を作れば、担当者は一から入力する代わりに、元の注文書との照合に集中できます。

AIを使った受発注の自動化とは、注文書に書かれた内容を読み取って転記案を作り、販売管理システムなどへの入力や担当者の確認につなげる仕組みです。注文の受け取りから登録までを無条件に機械へ任せるのではなく、定型作業をAIに任せ、取引条件に関わる判断を人が担います。

受発注業務には、在庫量や販売状況に応じて仕入先へ自動発注する「発注側」の自動化もあります。本記事では主に、取引先から届いた注文を社内へ登録する「受注側」の自動化を扱います。

ただし、すべてを無人化することが目的ではありません。金額・数量・納期は担当者が原本と照合し、受注確認などの社外メールも内容を確認してから送信する設計が必要です。本記事では、受発注業務の効率化を検討している製造・卸・小売企業に向けて、現在のメールやFAXを残したまま受注処理を自動化する方法を解説します。

手作業による受注業務の課題

手作業の受注処理では、注文書を見ながら商品コードや数量を入力するため、見間違いや転記ミスが起こる場合があります。確認方法が担当者ごとに違うと、経験のある人に作業が集中し、その人が不在のときに処理が遅れやすくなります。

紙の注文書は、保管場所の確保や過去書類の検索にも手間がかかります。会社のFAXや書庫でなければ内容を確認できず、出社しないと処理を進められないこともあります。注文の受け取りから登録、返信までの状況が一覧になっていなければ、未処理の注文を見つけることも難しくなります。

受発注業務で手作業が残りやすい工程

受発注業務は、一つひとつの作業が難しいというより、異なる形式の情報を受け取り、複数のシステムへ受け渡す工程に手間がかかります。AI insideが製造業の受注業務に関わる329人を対象に2024年6月に行った調査では、95.2％が紙の書類でやりとりしており、73.3％がFAXで書類を受け取ることがあると回答しています。調査結果は2024年8月29日に発表され、MONOistが同年9月10日に報じています。

注文の受け取り

注文はメール本文、添付PDF、Excel、FAXなど複数の経路から届きます。担当者は共有メールボックスやFAXを確認し、注文か問い合わせかを判断したうえで、処理対象を振り分けます。件名や送信元、添付ファイルの有無を条件にすれば、注文らしいメールを抽出し、専用フォルダへ移すメール自動化が可能です。

注文書の読み取りと転記

次に、注文書から取引先名、注文番号、商品名、商品コード、数量、単価、金額、納品先、希望納期などを探し、販売管理システムや表計算ファイルへ入力します。同じ内容を何度も見比べながら入力するため、担当者の負担になりやすい工程です。

注文書の読み取りにAIを使えば、PDFや画像から必要な項目を抽出し、転記候補として並べられます。データ入力自動化の役割は、確定処理を代行することではなく、担当者が確認できる下書きを先に作ることです。

在庫・納期の確認

転記後は、商品コードを手掛かりに在庫や生産予定を確認し、希望納期に対応できるかを判断します。表記ゆれや取引先独自の商品名があると、社内の商品マスターとの突き合わせにも時間がかかります。AIで候補を提示できても、欠品時の対応や納期調整など、取引条件に関わる判断は担当者へ戻す必要があります。

受注確認の返信

注文内容を確認した後は、受付完了や納期回答を取引先へ返信します。宛先、注文番号、商品、数量、納期を転記して返信案を作るところまでは自動化できます。一方、誤った内容を社外へ送らないよう、送信は担当者が確認してから実行します。

請求への引き継ぎ

出荷や納品が完了すると、受注情報を請求処理へ引き継ぎます。受注番号や取引先、金額などが前工程で整理されていれば、請求用データへの再入力を減らせます。ただし、値引き、分納、返品など通常と異なる処理は、例外として経理や管理部門へ戻す設計が必要です。

受発注業務を自動化する利点

受注業務を自動化する主な利点は、担当者が注文書を見ながら一項目ずつ入力する時間を減らせることです。AIが転記案を先に作れば、担当者は入力作業よりも、金額や納期の確認、欠品時の調整といった判断が必要な仕事へ時間を使いやすくなります。

同じ情報を複数のファイルやシステムへ手入力する回数が減るため、商品コードや数量の転記ミスを抑えることにもつながります。ただし、AIによる読み違いは起こり得るため、自動化と人による照合を組み合わせることが前提です。

メールやFAXを入口として残す方法なら、取引先に新しい注文画面を覚えてもらったり、指定書式へ切り替えてもらったりせずに始められます。取引先との調整が難しい場合でも、まず社内の処理から見直せる点が利点です。

また、届いた注文を早い段階で一覧化できれば、未処理、確認中、登録済みといった状況を把握しやすくなります。担当者だけが注文の所在を知っている状態を避け、問い合わせへの対応や後工程への引き継ぎを進めやすくできます。

受注業務を自動化する5つの方法

受注処理の自動化には、Excelのマクロ、RPA、AI-OCR、受発注システム、生成AIを使った読み取りなどがあります。どれか一つが常に最適とは限りません。注文書の種類、現在使っているシステム、取引先に依頼できる変更の範囲に応じて選びます。

これらは併用できます。例えば、AI-OCRや生成AIで注文書から項目を抽出し、担当者が確認した後、RPAで販売管理システムへ入力する方法があります。表計算ファイルを中間データとして利用し、マクロで形式を整える構成も考えられます。重要なのは、ツールから決めるのではなく、どの工程の手作業を減らしたいかを先に決めることです。

AIで読み取りやすい注文書と読み取りにくい注文書

注文書の書式が取引先ごとに異なっていても、読み取る項目をあらかじめ決めれば、AIに抽出させることは可能です。例えば、「取引先注文番号」「自社商品コード」「数量」「希望納期」のように、後工程で必要な項目を共通化します。項目名の位置が違っていても、意味を手掛かりに候補を整理できます。

特に手書き、かすれたFAX、独自の略称は誤りが出やすい傾向があります。そのため、注文書を読み取れるかどうかだけでなく、抽出結果をどの情報と照合するかが重要です。商品コードを商品マスターと照合する、納期として解釈できない値を警告するなど、確認のルールを組み合わせます。

金額・数量・納期は、AIの出力をそのまま確定させず、担当者が元の注文書と照合します。判読できない箇所をAIに推測させて埋めるのではなく、「要確認」として人へ戻すほうが、安全に運用できます。

従来のOCR・AI-OCR・生成AIの違い

注文書をデータ化する技術には、従来のOCR、AI-OCR、生成AIがあります。違いを理解するポイントは、文字だけを読むのか、決められた位置から項目を取り出すのか、文書内の意味を手掛かりに整理するのかという点です。

従来のOCRは決めた位置の文字を読み取る

従来のOCRは画像内の文字をデータへ変換する技術です。決まった書式の決まった位置に注文番号や数量がある場合は、読み取る範囲を指定して処理できます。一方、取引先ごとに項目の位置や表の構成が異なると、書式ごとに設定が必要になる場合があります。

AI-OCRは書式の違いや文字の特徴に対応する

AI-OCRは、文字や帳票の特徴を踏まえて読み取りを行います。書式が複数ある注文書や、手書きを含む帳票にも対応できる場合があります。ただし、原稿のかすれや欠けまで解消できるわけではないため、実際に届く注文書を使った確認が必要です。

生成AIは項目の意味を手掛かりに整理する

生成AIは、文書内の項目名や周辺の内容を手掛かりに、「注文番号」「商品コード」「希望納期」などの意味に沿って情報を整理できます。項目の位置が取引先ごとに違う場合や、メール本文と添付ファイルを併せて確認したい場合にも活用を検討できます。

ただし、生成AIが文脈から補った内容を正しい情報として扱うと、注文にない値が混ざるおそれがあります。原文に記載がない項目は空欄または要確認とし、抽出した値と原文の対応箇所を担当者が確認できる設計が重要です。実際の仕組みでは、OCRで文字をデータ化し、AIで項目の意味を整理するなど、複数の技術を組み合わせることもあります。

受発注システムの導入と、今の流れにAIを足す方法の違い

受注業務の自動化には、大きく分けて、取引先にも利用してもらう受発注システムを導入する方法と、現在のメール・FAX中心の流れにAIを追加する方法があります。

受発注システムは、取引先が直接入力すれば、注文書の読み取り自体を減らせる点が特徴です。一方、長年FAXを使っている取引先や、指定書式を変えられない取引先が多い場合は、切り替えの調整が必要になります。

現在の流れにAIを足す方法では、取引先から見た注文方法を維持しながら、社内の受け取り、注文書読み取り、転記案作成を自動化できます。すべての取引先を一度に変えるのではなく、注文量や書式の安定性を見ながら対象を広げたい企業に適しています。

なお、自動化しやすい事務作業やRPAとの違いなど、AI業務自動化の全体像は「AIで業務を自動化するには？自動化しやすい事務作業と、人が確認すべき作業」で解説しています。本記事では、受発注に関わる工程に絞って進めます。

受発注を自動化するツールやサービスの選び方

現在の注文書の形式に対応できるか

説明資料に書かれた対応形式だけでなく、自社へ実際に届くPDF、FAX画像、手書きを含む注文書で確認します。複数ページの注文書、表の途中で改ページする書式、メール本文に注文内容が書かれる場合なども対象に含めます。鮮明な見本だけで判断せず、かすれや傾きがある原稿をどのように扱うかも確認が必要です。

販売管理や基幹システムと連携できるか

読み取り結果を作るだけでは、担当者による再入力が残る場合があります。現在の販売管理システムや基幹システムへ、どの項目をどの方法で渡せるかを確認します。直接連携できない場合でも、表形式のデータ出力や既存の取り込み機能を利用できることがあります。商品マスターや取引先マスターと照合できるかも重要です。

読み取り結果を確認しやすいか

元の注文書と抽出結果を同じ画面で見比べられるか、修正が必要な項目を見つけやすいかを確認します。特に金額・数量・納期について、原文の該当箇所へすぐ戻れる画面であれば、確認作業を進めやすくなります。読み取り精度だけでなく、担当者が毎日使える操作性で選ぶことが大切です。

例外を安全に処理できるか

商品コードが見つからない、文字を判読できない、納期の判断が必要といった例外を、自動登録せずに止められるかを確認します。担当者への通知、処理状況の表示、差し戻し先の指定など、例外を放置しないための機能も選定基準になります。

見積では導入後の運用まで確認する

費用は、読み取り機能だけでなく、初期設定、注文書ごとの調整、システム連携、確認画面の構築、運用後の保守などにかかる場合があります。見積を比較するときは、処理対象となる文書や利用範囲、例外対応、設定変更、問い合わせ対応がどこまで含まれるかを確認します。注文量や書式が増えた場合に追加作業が必要かも聞いておくと、導入後の運用を想定しやすくなります。

受発注業務の自動化を進めるときの注意点

導入費用だけでなく運用に必要な作業も確認する

自動化には、ツールの利用だけでなく、初期設定、既存システムとの連携、注文書ごとの調整、担当者への説明、稼働後の保守などが必要になる場合があります。見積では、読み取り対象や処理件数の範囲、設定変更、障害時の対応、追加の注文書へ対応するときの作業を確認します。

担当者ごとに異なる手順をそろえる

同じ注文でも、担当者によって入力項目や確認方法が異なる状態では、自動化するルールを決めにくくなります。現在の作業を棚卸しし、必須項目、照合方法、確定できる条件、例外の戻し先をそろえることが必要です。ただし、無理にすべてを一つの処理へまとめず、取引先や商品による違いは例外ルールとして明文化します。

取引先に変更を頼む範囲を見極める

受発注システムを導入する場合、取引先にアカウントの利用や注文方法の変更を依頼することがあります。切り替えられる取引先と、FAXや指定書式を残す必要がある取引先を分けて検討すると現実的です。変更が難しい取引先については、現在の入口を残して社内側だけをAIで効率化する方法があります。

最初から無人処理を目指さない

読み取り精度が高くても、値引き、分納、欠品、急な納期変更などは個別判断が必要です。金額・数量・納期の照合と社外送信には人の確認を残し、判読不能やマスター不一致のときは処理を止めます。誰が確認し、いつ再開するかまで決めておくことが大切です。

受発注の自動化を進める手順

1. 対象の取引先と注文書を絞る 最初から全取引先を対象にせず、継続して注文が届き、書式や処理方法が把握できている取引先を選びます。メール添付のPDFだけ、特定のFAX注文書だけという絞り方でも構いません。
2. 読み取る項目を決める 販売管理システムへの登録や在庫確認に必要な項目を洗い出します。注文書にある情報をすべて読むのではなく、後工程で実際に使う項目を優先します。併せて、商品コードの不一致や納期の空欄など、確認が必要になる条件も決めます。
3. 転記案を作り、担当者が照合する AIが抽出した内容を転記案として一覧にし、元の注文書を隣に表示して照合できるようにします。金額・数量・納期は必ず担当者が確認し、修正したうえで確定します。
4. 照合手順と例外の戻し先を決める 誰がどの項目を見るのか、読めない注文書を誰へ戻すのかを明文化します。商品コードが見つからない場合は営業担当、納期判断が必要な場合は生産や在庫の担当者など、迷わず差し戻せる状態を作ります。受注確認の返信は、担当者が宛先と内容を確認してから送ります。
5. 対象を広げる 修正が多かった項目や例外の種類を確認し、読み取りルールや商品マスターとの対応を整えます。安定した後に、別の取引先、FAX、異なる注文書形式へ順番に対象を広げます。

重要なのは、AIの読み取り精度だけで判断しないことです。担当者が確認しやすい画面になっているか、例外が滞留しないか、修正内容を次の処理に反映できるかまで含めて設計すると、受注業務自動化を日常の運用に組み込みやすくなります。

よくある質問

Q1. 取引先ごとに注文書の書式が違っていても自動化できますか？

はい。書式そのものを統一できなくても、抽出する項目を共通化すれば転記案を作れます。ただし、手書きやかすれたFAX、独自の略称などは誤りが出やすいため、原本との照合と例外処理が必要です。

Q2. メールで届く注文を自動で受注登録してもよいですか？

メールの振り分け、添付ファイルの保存、注文書の読み取り、転記案の作成までは自動化できます。一方、金額・数量・納期は担当者が元の注文書と照合してから確定します。受注確認メールも、宛先と本文を確認してから送信します。

Q3. 受発注システムとAIのどちらを選ぶべきですか？

取引先に専用画面への入力を依頼でき、注文方法を標準化したい場合は受発注システムが候補になります。現在のメールやFAXを維持する必要がある場合は、既存の流れにAIを追加する方法から検討できます。両方を併用し、取引先に応じて入口を分けることも可能です。

Q4. 手書きのFAX注文書でも読み取れますか？

読み取れる場合はありますが、文字の癖、かすれ、傾き、送受信時の画像劣化などによって結果が変わります。導入前に実際のFAX注文書で試し、読めない文字を推測で補わず要確認にできるかを確かめます。手書きが多い取引先については、確認工程を多めに残す運用も必要です。

Q5. 現在の販売管理システムと連携できますか？

販売管理システム側の入力方法や取り込み機能によって異なります。直接連携する方法のほか、読み取り結果を表形式で出力して取り込む方法などが考えられます。注文番号、取引先、商品コード、数量、納期など、必要な項目を正しい形式で渡せるかを導入前に確認してください。

Q6. ExcelのマクロやRPAだけでも受注業務を自動化できますか？

入力形式と作業手順が決まっていれば、マクロでデータを整えたり、RPAで既存システムへ入力したりできます。ただし、書式の異なるPDFやFAXから必要項目を読み取る工程には、OCRやAIを組み合わせる必要がある場合があります。読み取り、照合、登録のどこを自動化するかを分けて検討してください。

まとめ

受発注の自動化は、メールやFAXを廃止しなければ始められない取り組みではありません。現在の注文方法を残したまま、注文の振り分け、注文書の読み取り、データ入力の下書き、返信案の作成から段階的に自動化できます。

まずは対象の取引先と注文書を絞り、読み取る項目を決め、AIが作った転記案を担当者が照合する流れを作ります。金額・数量・納期や社外への送信には人の確認を残し、判読不能やマスター不一致を戻す先も決めておくことが大切です。

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ここまでの手順を、社内だけで進めるのが難しい場合もあります。担当者が通常業務と兼務している、メールや保存先、販売管理用のデータをつなぐ設定まで手が回らない、といった場合です。

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出典・参考情報

• MONOist「製造業の受注業務、7割が『FAXでの受領ある』 紙書類は9割超でやりとり」（2024年9月10日）